Non conosco la piattaforma utilizzata per il sito, ma normalmente, quelle interne, risultano notevolmente limitate.
Hanno lo scopo di interloquire con potenziali clienti esterni.
Invece, come strumento di lavoro interno per lo staff operativo, si utilizzano strumenti specifici.
Se siete d’accordo, un giorno fissiamo una conferenza telefonica tra le persone interessate, in modo da valutare i pro e i contro di tale scelta.
Dipende anche dalla frequenza e facilità di accesso alla messaggistica e relativi contatti.
A voce è più facile spiegare o fare degli esempi.
In ufficio utilizziamo Teams di Microsoft collegato ad una licenza utente di Office 365, che offre tanti strumenti per il lavoro di gruppo, compreso un ambiente Cloud di 5Tb per utente.

https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

Ripeto, il sito web come una vetrina sulle attività fatte e in corso d’opera, va’ più che bene così, con qualche correzione dovuta ai problemi di navigazione riscontrati.
Per quanto riguarda il sistema di messaggistica, forum e conferenze telefoniche e/o video, consigli di valutare le piattaforme più gettonate.
Microsoft Teams e Google Suite.
Entrambe, come altre, offrono una piattaforma base gratuita, con una serie di limitazioni, e diverse a pagamento, con diversi livelli di servizi a seconda delle esigenze del gruppo o dell’azienda.

No è giusto. E’ quello che serve per la gestione d’ingresso